교육청 간행물의 관리 실태와 개선 방안 : 대전광역시 교육청을 중심으로

고광분 공주대학교 대학원 2003 국내석사

교육청을 중심으로 기록물관리법 및 정부기록보존소의 간행물지침에 근거하여 공공기관간행물 관리 운영상의 문제점과 개선방안에 대해서 살펴보았다. 정보화 사회에서 지식정보 시스템은 물리적 공간보다 인터넷을 이용한 정보제공에 질적 서비스 수준을 측정하고 있다. 날로 증가하는 전자매체 및 온라인간행물의 발행증가는 시공간을 초월하여 정보 이용에 편리성과 다양성, 전문성을 제공하고 있다. 정부기록보존소에서는 기록물의 빠짐 없는 수집과 정보제공을 위해서 공공기관간행물을 기록물에 포함시켜 새로운 기록물관리법을 제정하였지만, 기대에 부응하는 만큼 효과는 나타나지 않고 있다. 특히 기록물관리기관인 자료관의 운영 시스템에서 공공기관간행물을 주요 기록물로 제시하고 있지만, 행정적인 지원이 따르지 못하고 있어 일선 공공기관에서는 아직까지 기록물의 범주에서 제외되고 있는 실정이다. 공공기관간행물의 체계적인 수집과 정보제공을 위해서 앞으로 나아갈 방향에 대해서 정리해보면 다음과 같다. 먼저, 관련제도의 정비를 들 수 있다. 「기록물관리법」,「도서관및독서진흥법」,「국회도서관법」으로 나누어져 있는 공공기관간행물 송부제도를 일관성 있게 정비하여야 한다. 공공기관간행물의 송부에 있어 송부 방법과 송부 자료가 법률마다 다르게 제시하고 있어 일선 공공기관에서는 혼란과 무관심을 주고 있다. 예를 든다면, 국가대표도서관인 국립중앙도서관에서는 주제 또는 형태와 관계없이 모든 공공기관간행물 자료를 수집, 보존해야 할 것이며, 정부기록보존소에서는 공공기관간행물 통합관리시스템 구축으로 간략 정보 및 원문 정보를 국민들에게 서비스해야 할 것이다. 그리고 국회도서관에서는 법률 관련 및 국제 교환에 필요한 자료만을 대상으로 수집해야 할 것이다. 이와 같이 공공기관간행물 수집 체계를 기관별로 나누어 정비하고, 나아가 국가 대표 도서관에서는 특화된 정보 자료 수집과 정보 제공이 이루어져야 할 것이다. 둘째, 공공기관간행물에 대한 기록물관리법의 보다 현실적인 개선이 필요하다. 각각의 공공기관 실정에 맞는 기준을 마련할 수 있도록 자료관에 권한을 부여해야 한다. 기록물관리법과 정부기록보존소의 간행물 지침에서 제시하고 있는 공공기관간행물 발간등록 및 송부 제도는 정부기록보존소의 중심제도이므로 자료관에서는 효율적인 제도가 되지 못하고 있다. 따라서 자료관 환경에 맞는 보다 현실적인 공공기관간행물 관리 운영을 위해서 정부기록보존소에서는 행정적으로 새로운 제도 마련을 해야 할 것이다. 공공기관간행물과 관련된 모든 제도는 자료관을 중심으로 시스템이 운영될 수 있도록 개선되어야 한다. 셋째, 기록물로서 공공기관간행물에 대한 중요성 인식이다. 공공기관간행물이 가지는 정보적 가치와 역사적 가치를 인식하여 기록물로 보존되고 관리될 수 있도록 정부기록보존소의 행정적인 지원이 무엇보다 먼저 실행되어야 한다. 정부기록보존소에서는 일선 공공기관을 대상으로 공공기관간행물 발간등록에 대한 목록과 송부 현황 조사를 실시하여 모든 자료가 발간등록되어지고 송부될 수 있도록 보다 강력한 지도가 필요하다. 그리고 자료관의 자료실 운영에 있어 정보화 시대에 맞는 시스템 마련을 위하여 표준안 제정은 시급한 문제이다. 주요 내용은 공공기관간행물의 정리에 있어 현실성 있는 분류 방법과 표준화된 프로그램 제시, 이용자 정보서비스에 대한 기준을 제시해야 할 것이다. 지식정보화 시대에 걸맞은 고객 감동의 행정서비스 체계는 공공기관의 자료관에서 먼저 이루어져야 한다. 다시 말하면 공공기관 소속 직원에 한정된 정보제공 방식에서 탈피하여 모든 국민들을 대상으로 발행자료의 정보서비스가 실현될 수 있도록 자료관리 시스템을 구축해야 할 것이다. 넷째, 공공기관간행물 통합관리시스템 구축이다. 현재 공공기관간행물 통합관리시스템은 정부기록보존소를 비롯하여 국립중앙도서관, 국회도서관, 국립영상간행물제작소에서 각각 간략 정보와 원문 정보를 중복 구축하여 기관의 홈페이지를 통하여 정보 제공을 하고 있다. 이것은 분명 국가적으로 예산낭비와 업무의 효율성, 통일성이 떨어지는 현상이다. 따라서 공공기관간행물에 대한 통합관리시스템 구축 및 정보 제공을 위해서는 대표기관들의 연계 체제와 역할 분담으로 특화된 자료 수집과 정보제공시스템을 구축하여야 할 것이다. 그리하여 각각의 대표기관에서는 정보를 공유하는 체제로 나아가는 것이 바람직하다고 볼 수 있다. 다섯째, 정부기록보존소의 위상 정립이다. 선진 외국의 경우 공공기관간행물을 총괄하는 대표 기관이 있어 일관성 있게 업무가 이루어지고 있다. 우리나라의 공공기관간행물 관리 제도 확립을 위해서는 정부기록보존소의 위상 정립이 필요하며 공공기관간행물에 대한 총체적인 제도 마련 및 업무는 정부기록보존소를 중심으로 일관성 있고 체계적으로 이루어져야 한다. 정부기록보존소는 공공기관간행물에 대한 모든 제반사항을 대표하는 기관이 되어야 하며 정부기록보존소의 특화 사업으로 발전할 수 있어야 하겠다. 위에서 본 논문에 대한 요약과 결론으로 우리나라 공공기관간행물 관리제도의 나아갈 방향에 대해서 정리하였다. 기록물관리의 최종 목표는 공공기관에서 생산 또는 접수되는 모든 기록물을 체계적으로 정리하여 업무의 효율성을 높이고 나아가 국민들에게 정보서비스를 제공하는 것이다. 특히, 국가의 예산으로 발행되는 공공기관간행물에 대해서 간략 정보 및 원문 정보 제공이 뒷받침 되도록 저작권법을 해결해주어 보다 적극적인 정보 제공과 함께 이용자들의 정보이용에 접근성과 편리성을 제공해야 될 것이다. 기록물관리법의 시행과 함께 기록물관리기관의 가장 기본이 되는 자료관이 전국적으로 설치 운영되고 있다. 현재까지 자료관이 설치되지 않은 기관에서는 자료관 시스템 도입을 위해서 노력하고 있으며 추진 중에 있다. 각각의 공공기관 특성에 맞는 자료관 설치 운영과 항상 시민들과 함께 하는 자료관이 되도록 노력해야 할 것이다. 시민들을 위한 행정서비스가 이루어질 때 자료관이 발전할 것이며, 우리나라의 기록물관리 또한 한층 더 성숙하게 될 것이다. 그리고 2001년 6월 정부기록보존소가 실시한 자료관 실태조사 곽건홍, (2001)「자료관 현황과 발전전략」『기록보존소식』제14호, 정부기록보존소, pp. 49-67. 에서 전국 시·도 교육청 및 지역교육청에 설치 운영되어야 할 자료관은 197개 기관으로 조사되었다. 본 논문을 계기로 교육청 자료관 설치 운영과 공공기관간행물이 자료관의 주요 기록물로 관리될 수 있는 출발점이 되었으면 바란다. 변화하는 시대에 맞는 적극적인 정보제공은 시민들로 하여금 공공기관간행물의 이용을 돕고 연구 또한 활발하게 진행되어 우리나라 공공기관간행물 관리 제도에 큰 변화를 가져오리라 생각해 본다. This thesis is a research report which deals with the management state and improvement measures for the recorded materials of an Education Office which becomes the object of setting up a record center in its office. Various types of recorded materials, including documents, audio-visual materials and the publication of public agencies are being created, registered and managed in the materials of the Education Office. Among them, the publication of the Education Office that becomes distinguished in this information society in terms of the utility value, has been selected as the subject of study for the effective management, and the Daejeon Metropolitan Office of Education serves as an object institution of this study. Effective Jan. 2000, the 「Archives and Records Management of Public Agencies Act」, clearly demonstrates the importance of the public agencies' publication as the object materials to be managed. Still, except some documents, other recorded materials have not been recognized as the due materials so far, and what is more, there is no administrative back-up to help manage the materials as ordinary ones in the record center. For that reason, this study aims and is expected to help provide information for the public after the publication of public agencies were to be collected and managed as the main materials in the record center, pursuant to the initial intent of the law. This thesis consists of several parts. First of all, some related systems on the publication of public agencies between Korea and other advanced nations have been theoretically considered. And, the organizational business schedule and the type and character of publication concerning the Daejeon Metropolitan Office of Education, have been observed, while the importance of the Education Office 's publication has been demonstrated. In the wake of the survey on the management state of the publication, the effective management measures for the publication of public agencies have been looked into. In other words, in order to systematically collect and provide information on the publication of public agencies for the public, the following measures ought to be taken. First, the related laws and regulations should be improved in such a way to meet the realistic needs. The forwarding systems of the public agencies' publication which are under the control of a few related laws such as the 「Archives and Records Management of Public Agencies Act」, the 「Library and Reading Promotion Act」, and the 「National Assembly Library Law」, need to be consistently improved so as to provide the service of collecting data that is specialized by each institution and information for the public. Second, the management systems of the public agencies' publication in the 「Archives and Records Management of Public Agencies Act」, need to be improved to meet the current demands. Rather than the government-centered systems, but the record center-oriented management of the public agencies' publication which might be suitable for the environment of each public agency, must be carried out by improving the existing systems. Third, recognizing the significancy of informative and historic value that the publication of public agencies currently possesses, is essential. The administrative guidance and improvement for the government record center are necessary in order to manage and conserve the publication as the rightful materials. And, last but not least, establishing the integrated management systems for the publication of public agencies and enhancing the prestige of the government record center are essential to be well-matched with the knowledge-based information society. The government record center should be developed in the way of becoming either the representative organization of the public agencies' publication, or the organization dealing with the specialized materials.

학교 기록물 관리 실태평가 분석 : 대전시교육청을 중심으로

고광분 한국교원대학교 2017 국내석사

본 연구의 목적은 공공기록물법에 근거하여 대전시교육청을 중심으로 학교 기록물관리 실태를 살펴보고 문제점과 개선방안을 도출하기 위함이다. 2000년도 공공기록물법이 시행되면서 공공기관의 기록물 관리 환경에 많은 변화와 발전을 가져왔으며, 특히 일반 행정기관과 조직적 성격이 다른 학교도 공공기관의 범주에 포함되어 학교에서 생산되는 기록물도 법령에 따라 기록물이 생산․관리되고 보존되어야 하지만 공공기록물법을 일괄 적용하는 데는 여러 문제점이 존재한다. 학교는 일반 조직과 다르게 교수활동과 행정업무를 동시에 수행해야 하는 교사 그리고 행정업무를 주로 담당하는 행정실 직원과 이원화 체계로 구성되어 있으며 학교 기록물은 학생과 교직원들의 정보를 담고 있는 기록물이 다수 포함되어 있는 등 학교 기록물이 가지는 특성이 있다. 게다가 교사는 학생들을 가르치는 일만 잘하면 된다는 생각에 기록물 관리 업무를 본연의 업무가 아닌 하찮은 잡무로 생각하는 경향이 있어 학교의 기록물 관리 담당 직원의 업무로 전가되는 경우가 자주 발생하고 있다. 그동안 공공기록물법이 시행된 이후 기록물 관리와 관련하여 많은 연구가 진행되었지만 실제 학교 기록물 관리 업무 현황을 프로세스별로 법령에 근거하여 비교 분석하고 학교 기록물 관리 실태평가에 대한 연구는 이루어지지 않았다. 이에 학교 기록물관리 실태를 파악하고 발전방안을 모색하기 위해 설정된 연구 문제는 다음과 같다. 첫째, 학교 기록물 관리 지침에 비추어 본 대전시교육청 학교 기록물관리 현황은 어떠한가? 둘째. 학교 기록물 관리 실태 점검 결과에 따른 지표별․연도별 기록물 관리 실태의 변화는 어떠한가? 셋째, 학교 기록물 관리 실태분석에 따른 문제점과 개선점은 무엇인가? 연구 문제를 해결하기 위한 방법으로 첫째, 학교 기록물의 특성을 살펴보기 위하여 대전의 K고등학교와 H고등학교를 표본으로 기록물등록대장을 분석하여 조직별로 생산되는 기록물을 조사하였다. 둘째, 학교 기록물 관리가 어떻게 이루어지고 있는지 알아보기 위해서 『학교 기록물 관리지침』(국가기록원, 2014)과 『대전시교육청 기록물 관리 교육자료』와 안내 공문 등을 참고하여 주요 프로세스별로 상호 차이점과 나아갈 방향을 연구해 보았다. 셋째, 대전시교육청에서 추진한 최근 3년간(2013 ~ 2015)의 학교 기록물 관리 실태 점검 결과를 분석하여 문제점과 개선방안을 도출하도록 연구를 진행하였다. 위와 같은 연구방법으로 대전시교육청 학교 기록물 관리 현황과 실태평가를 분석하여 다음과 같은 연구 결과를 도출하였다. 먼저 학교 기록물 관리 절차에 대하여 국가기록원의 지침과 대전시교육청 매뉴얼 등을 비교해서 살펴본 결과 첫째, 학교 기록물관리 업무분장에서 지침에서는 기록물관리책임자만 지정하도록 안내하고 있지만, 대전시교육청은 책임 있는 업무 추진을 위하여 기록물관리책임자와 기록물 관리 담당자를 별도로 지정하도록 안내하고 있다. 둘째, 기록물 이관 업무와 관련하여 법령과 지침이 현실적으로 맞지 않다는 점이다. 지침에서는 이관대상 전자․비전자기록물을 기록관으로 이관하여 집중 보존하라고 제시되어 있지만 지리적으로 학교와 기록관은 많이 떨어져 있기 때문에 비전자기록물을 기록관에서 일괄 보존한다는 것은 현실적으로 어렵다는 점이다. 셋째, 기록물 평가 결과에 대한 후속조치로 지침에서는 기록물 폐기 시 평가 절차를 거쳐 폐기하고 폐기대상만 언급하고 있지만, 대전시교육청에서는 기록물 평가 결과 후속조치에 대하여 체계적으로 안내하고 각급 학교는 기록물 폐기 계획 수립 및 폐기 결과를 공문으로 보고하도록 하였다. 넷째, NEIS 시스템에서 생산되는 학교생활기록부와 졸업대장에 대한 기록물 관리 방법이 국가기록원과 교육부 방침이 일치하지 않아 일선기관에서 혼란을 겪고 있다는 점이다. 기록관리학적으로 NIES 시스템에 대한 기본 확립이 무엇보다 중요하며 일관성 있는 정책 추진이 필요하다. 다섯째, 학교 연혁지에 대한 부분으로 지침에서는 학교의 생성과 변천과정을 체계적으로 관리하기 위하여 ‘학교 연혁지’를 생산 관리하도록 안내하고 있지만 대전시교육청은 기록물 관리 영역에서 이루어지지 않고 있어 수행해야할 업무라고 생각한다. 다음은 대전시교육청의 학교 방문 기록물 관리 실태 점검에 대한 결과 분석으로 영역별로 정리하면 다음과 같다. 첫째, 직원 기록물 관리 교육에 대한 부분은 해를 거듭할수록 점수가 낮아지고 있다. 이것은 기록물 관리 업무가 정착단계이며 과거보다 기록물 관리에 대한 지식이 높아져 직원들의 교육에 대한 관심이 저하되는 것으로 보여 진다. 둘째, 주요기록물 생산․등록․관리 영역으로 회의록, 졸업앨범, 학교생활기록부, 간행물 등이 법령에 따라 우수하게 관리되고 있었지만, 시청각기록물은 생산 되어도 등록 관리 되지 않고 있어 직원들을 대상으로 집중 교육이 필요하다. 셋째, 주요 기록물 관리 절차에서 기록물 이관 업무와 기록물 평가 및 폐기 업무는 학교 실태 점검에서 보통보다 우수한 편으로 결과가 나왔지만 지속적인 지도 감독 및 교육이 필요한 업무이다. 넷째, 보존서고 시설현황 및 기록물 보존실태에서는 기록물 관리 인프라 부분으로 지속적으로 개선되는 모습이 보여 지고 있으며 전체 학교에서 법령에 맞게 조성될 수 있도록 노력이 필요하다. 학교 기록물 관리 업무 실태평가 분석 연구는 다음과 같이 요약할 수 있다. 기록물관리 업무는 제도의 시행과 함께 많은 발전과 안정화를 이루었지만 주변 환경에 따라 발전 또는 후퇴할 수 있다는 것이다. 즉, 교육청과 학교의 관심도, 기관장 의지, 정부정책 방향에 등에 의해서 업무의 중요성이 높아지거나 또는 낮아질 수 있음을 알 수 있었다.