거시적 차원의 기록 선별을 위한 연구

국문 초록 (Abstract)

대량의 기록이 생산되는 새로운 기록 관리환경에서 가치 있는 기록 선별을 위해 기록 평가방법에 대한 다양한 연구와 논의가 있었다. 이 때 거시평가(Macro appraisal)는 가치 있는 기록을 선별함과 동시에 효율적인 기록 처분을 수행할 수 있어 주목받았고, 선진 기록관리국가들은 자국의 기록 평가를 위해 이를 수용하였다. 그리고 이는 자국의 기록 관리 역사, 환경 및 체제에 따라 각기 다른 형태로 나타났다. 대표적으로 기능중심의 거시평가 방법과 주제중심의 거시평가 방법이 있다. 주제중심의 거시평가방법은 영국의 실행선별정책(OSPs, Operational Selection Policies)이 대표적이며, 현재에도 실질적인 기록 평가방법으로 운용 중에 있다.
국내에도 기록 관리 환경의 변화에 따라 효율적인 기록 관리를 위해 2005년 업무기능에 기반 한 기록분류체계가 추진되었고, 그 결과 정부기능분류체계(BRM)에 입각한 기록관리기준표 체제가 확립되었다. 이에 따라 기록관리기준표의 6레벨인 단위과제에 기록의 보존기간이 책정되는데, 이 때 기록관리법 시행령 [별표1]의 기록물 보존기간별 책정기준을 참고해야 한다. 즉, 한국은 기능평가를 하고 있으며, 거시적 차원에서 국가가 영구 보존해야하는 기록을 선별하기 위해 시행령 별표에 영구대상 기록기준을 명시하고 있음을 알 수 있다. 그러나 업무·기능의 분석은 업무적 가치를 파악하기에 용이하지만, 국가의 중요한 기록을 판단하기에는 어려움이 있다. 이러한 한계를 보완하기 위해 시행령 별표에 영구대상 기록기준을 제시하고 있지만 추상적이고 기록 성격적 측면만을 나타내고 있다. 따라서 현재의 기능평가 방법과 시행령 별표에 명시된 영구대상 기록기준으로는 국가의 중요한 기록을 선별하기는 어렵다.
따라서 본 연구는 거시적 차원에서 국가가 영구 보존해야하는 중요한 기록을 선별할 수 있도록 주제를 기반으로 한 구체적인 기록 선별 방안을 마련하고자 한다.
이를 위해 주제중심의 거시평가 방법인 OSPs의 사례를 분석하였다. 영국 국립기록청(TNA, The National Archives)은 거시적 차원에서 국가의 중요한 기록을 선별·수집하기 위해 효과적인 기록 평가를 수행할 수 있는 방법인 OSPs를 수립하였다. 이는 거시적 차원의 상위 주제 영역을 선정하고, 선정된 주제영역 하에 다양한 OSP를 마련하고 있었다. 그리고 이러한 과정에는 시민 참여제도인 컨설테이션(Consultation)을 운영하여 다양한 영역의 정보원들로부터 의견을 수렴하고 반영하여 특정한 주제를 기반으로 하는 OSP를 마련하고 있었다.
이러한 사례분석을 토대로 본 연구는 구체적인 기록 평가방법인 ‘주제기반기록선별지침’ 마련을 제안하였다. 이를 위해 국가기록원은 전문위원회를 구성하고, 이 위원회를 중심으로 거시적 차원의 상위 10가지 주제 영역을 본고가 임의적으로 선정하였다. 그리고 선정한 주제영역 하에 다양한 주제를 기반으로 하는 ‘개별주제기반기록선별지침’이 마련되어야 한다고 보았다. 그리고 이를 마련하는 과정에서 컨설테이션 제도를 운영하여 기록관리전문가를 포함한 행정실무자, 역사·사회학자, 다양한 영역의 전문가, 연구자등에게 자문을 구하고 더 나아가 일반시민들의 의견을 수렴할 것을 제안하였다. 이렇게 마련된 다양한 개별지침은 관련 부처 및 기관에 배포되어, 평가담당자가 기록의 보존기간을 책정할 때 국가가 영구 보존해야하는 가치 있는 기록을 선별하는데 실질적인 도움을 줄 수 있다고 보았다. 즉, 현재 시행령 별표의 한계를 보완할 수 있으며, 컨설테이션 제도를 통해 국가기록의 중요성에 대한 인식 향상 및 보다 더 질 높은 기록문화의 형성을 기대할 수 있다.
본 연구는 주제를 기반으로 한 구체적인 기록 선별 방안으로 ‘주제기반기록선별지침’을 제안하였다. 이는 거시적 차원에서 국가가 영구 보존해야하는 중요한 기록의 선별이 보다 더 실현되었으면 하는 바람에서 시작하였다. 이 연구를 시작으로 주제를 기반으로 하는 기록 평가 방법이 보다 더 구체적이고, 실행 가능한 후속 연구가 나오기를 바란다.

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

In a new archives management environment where a huge amount of archives are being generated, there have been a variety of researches and discussions about archives appraisal methods to select valuable archives. In this situation, the macro appraisal has attracted attention because it allows one to select archives, and, at the same time, to dispose of archives efficiently. Those countries advanced in archives management accepted it to appraise their domestic archives. And, the macro appraisal of each country has been shown in unique form depending on its archives management history, environment, and system. Typically, the macro appraisal consists of two kinds: function-focused one and subject-focused one. A typical subject-focused macro appraisal is Operational Selection Policies (OSPs) of the United Kingdom, which is still used as a practical archives appraisal method.
In Korea too, with the changes of archives management environment, it was necessary to adopt an efficient archives management system. Thus, in 2005, a functionally driven archives classification system was promoted in 2005, leading to the establishment of the archives management criteria chart system based on the government functions classification system, or Business Reference Model (BRM). Accordingly, archives preservation periods are designated to unit subjects composed of six levels on the archives management criteria chart. One should refer to the criteria for deciding archives preservation periods of the enforcement ordinance of the Archives Management Law [Separate Table 1]. That is, Korea adopts the functional appraisal system, and, to distinguish archives that should be preserved permanently, the criteria for permanent preservation of archives are stipulated on the separate table of the enforcement ordinance of the law. However, while analysis of business functions is useful to grasp business values, it is difficult to distinguish important archives to the country. To compensate for such limits, the separate table of the enforcement ordinance of the law suggests criteria for permanent preservation of archives. But, the criteria show only abstract and archives aspects. Consequently, it is difficult to distinguish important archives of the country only with the current functionally driven appraisal method and the criteria for permanent preservation of archives designated on the separate table of the enforcement ordinance of the Archives Management Law.
Therefore, this study tries to suggest a subject-based concrete archives selection method to allow the government to select important archives to be preserved permanently.
To achieve such research purposes, this study analyzed the case of OSPs, the subject-based macro appraisal. The National Archives (TNA) of England, to select and collect important national archives, established OSPs, an efficient method to perform archives appraisal. It first decides on upper-level subject areas in macro dimension, and lets various OSPs under each subject area formed. And, in the selection process, by running the 'consultation system' where citizens can participate in the selection process, it prepares OSPs in a specific subject area by collecting and reflecting opinions from informants from various areas.
Bsed on such case analysis, this study suggests a preparation of 'subject-based archives selection guidelines', concrete archives appraisal method. To do this, this study suggested that the National Archives of Korea should establish a special committee, and the committee should lead in selecting upper level 10 subjects in macro perspective. This study temporarily selected 10 subjects. This study viewed that it is necessary to prepare 'subject-based archives selection guidelines' under each subject. It also suggested that, in the process of preparing for them, it is desirable to operate the consultation system which seeks advices of administrators including archives management specialists, scholars in history and sociology, specialists in various fields, and collects opinions of citizens.
This study viewed that various guidelines prepared through such processes, when they are distributed to related departments and agencies, would be helpful for those in charge of appraisal to select archives worth preserving permanently. That is, this method can compensate for the separate table of the enforcement ordinance of the archives Management Law, and we can expect that the consultation system will enhance the consciousness of the national archives and form a higher-quality archives culture.

목차 (Table of Contents)

• 제 1 장 서 론 1
• 제1절 연구의 배경과 목적 1
• 제2절 선행 연구 3
• 제3절 연구 방법과 범위 7
• 제 2 장 기록 선별 방법에 관한 이론적 고찰 9
• 제1절 거시평가 방법의 등장과 흐름 9
• 제2절 거시평가를 수용한 국가의 기록 선별 방법 13
• 1. 기능중심의 거시평가 방법 14
• 2. 주제중심의 거시평가 방법 19
• 3. 종합분석 25
• 제 3 장 거시적 차원의 기록 선별에 관한 사례분석 28
• 제1절 주제중심의 거시 평가–영국의 OSPs 28
• 제2절 컨설테이션 제도 56
• 제 4 장 거시적 차원의 주제기반 기록선별 방안 66
• 제1절 한국의 거시적 차원에서 기록 선별 방법 및 한계 66
• 제2절 거시적 차원의 주제기반 기록선별 방안 72
• 1. 주제기반기록선별지침의 필요성 및 사전 준비사항 73
• 2. 주제기반기록선별을 위한 상위 주제영역 선정 76
• 3. 개별주제기반기록선별지침의 주제선정 및 컨설테이션 운영 82
• 제 5 장 결 론 96
• 참고문헌 100
• Abstract 105