P대학 기록관의 업무분석에 따른 이용자 유형별 기록정보 서비스 방안 = Proposal of the Reference Services on the Types of Users based on the Busine Analysis of P University Archives

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

The University Archives should play a role which hands down a university's history and culture through the systematic record management, establishes its identity, and maximizes its organization's work. The University Archives in Korea is mainly recognized to reserve and protect historic sources of a university rather than its basic duties such as managing records which are the evidence of the activities of its university members. This kind of reality has resulted from the lack of understanding about general record management and the imperfect human and material resources the university members have.
As a means to overcome this, the University Archives needs to prove its own value. To do this, the University Archives should conduct the reference services which can meet its university members. That's why a university has been founded on a definite purpose and the reference services of the University Archives is the way to achieve its goal.
This paper under these circumstances aims to propose that the University Archives play its role, that is the specific reference services on the types of users as a university organization.
In order to achieve the purposes of this study, it takes advantage of various research methods such as literature study, case study, and written survey for the Archives users. With a comprehensive literature study, this paper went over the theoretical backgrounds of the reference services for users as well as some variables to conduct the market segmentation for users. In addition, it came to deriving the user types of the University Archives applied by the demographical variables.
With various case studies such as Holocaust Museum in U. S., Hiroshima Peace Memorial-Genbaku Dome in Japan, and Archives of Korea Democracy Foundation, this study examined and analyzed the user services on a type basis and derived some meaningful implications which can be applied to P University Archives.
Classifying users means to put a focus on segmenting the users' needs, because it's not possible to conduct any segmentations without grasping their needs. Therefore, this paper is based on the results from the written survey for the Archives users in P University. With theses grounds and some applied demographical segmentation variables derived from the existing archival science field, the users of the University Archives are divided largely into the inside users and outside users, and more specifically into students(including graduates), staff, and professors from the inside users and students from other universities, the public and the alumni from the outside users.
After connecting and analyzing the visit purposes of each classifies user and the references they mainly used, the results showed that students(including graduates) for doing their reports recorded highest and the most frequently referred archives were P University year history of with the well-described history of P University, curriculum, photos with the P University views and buildings, newsletters of P University, school paper, and graduation albums and so on.
This paper divided the types of users into students, staff, professors and the outside users and proposed the reference services. The proposals are as follows.
First, the reference services for students should be the ones for supporting their reports, developing proper contents for history archives, planning some events to attract the attention to the University Archives and applying student reporters. Second, the reference services for staff should focus on educating the archives management, establishing the reference lists, and educating the information disclosure. Third, the reference services for professors should be to provide the displays for the research archives as well as the research archives' lists, the research archives' lists for support their lectures, and the promotion brochures of the university history for the newly appointed professors. Lastly, the displays of the historical documents applied by the university historical records and the active information disclosure service were proposed for the reference services for the outside users.

국문 초록 (Abstract)

대학기록관은 체계적인 기록 관리를 통하여 대학의 역사와 문화를 전승함으로써 정체성을 확립하고 조직의 업무 효율을 극대화시키는 역할을 수행해야 한다. 그러나 아직까지 우리나라의 대학기록관은 대학 구성원의 활동 증거인 기록을 관리하는 기관이라는 본연의 의무보다는 대학사료를 보존하고 보호를 담당하는 인식이 강하게 자리 잡고 있다. 이러한 현실은 대학 구성원들이 가지고 있는 전반적인 기록관리 인식의 부재와 인적․물적 자원의 미비에서 비롯된 것이다.
이러한 그릇된 인식을 극복하는 방법은 여러 가지 있겠지만, 먼저 대학기록관 스스로 존재가치를 증명해야 할 것이다. 본연의 존재가치를 증명하기 위해서는 무엇보다 대학기록관이 대학 구성원의 요구를 만족시킬 수 있는 기록정보 서비스를 수행해야 한다. 왜냐하면 대학당국이 대학기록관을 설립한 것은 ‘목적’이 있고 대학기록관의 기록정보 서비스가 그 목적을 달성하는 ‘방법’이기 때문이다.
본 연구는 이러한 배경에서 대학기록관이 학내 조직으로서의 그 역할을 다하고자 이용자 유형별 기록정보 서비스 방안을 구체적으로 제시하는 데 그 목적을 두었다.
연구의 목적을 달성하기 위해 문헌연구, 사례연구, 기록관 이용자 서면조사 분석의 연구방법들을 이용하였다. 문헌연구를 통하여 기록정보 서비스의 이론적 배경과 이용자 세분화를 위한 시장세분화 변수에 대해 살펴보았고, 인구통계적 변수를 응용하여 대학기록관의 이용자 유형을 도출하였다. 사례연구를 통해서는 미국 홀로코스트 기념관, 일본 히로시마평화기념자료관, 우리나라의 민주화운동기념사업회 사료관을 대상으로 이용자 유형별 서비스에 대해 조사․분석하여 P대학 기록관에 적용할 시사점을 도출하였다.
이용자를 유형화한다는 것은 이용자의 요구를 세분화한다는 것에 의미를 둔다. 이용자의 요구를 파악하지 않은 상태에서 세분화하는 것은 가능하지 않으므로 본 연구자는 P대학 기록관 이용자를 대상으로 서면조사 결과 분석을 근거로 하여 기존 기록학 분야에서 연구되었던 이용자 세분화 변수 가운데 인구통계적 변수를 응용하여 대학기록관의 이용자 유형을 크게 내부 이용자와 외부 이용자로 나누었다. 나아가 내부 이용자로 학생(대학원생 포함), 직원, 교수로 나누었으며, 외부 이용자로는 타교생, 일반인, 동문으로 나누었다. 이렇게 나누어진 이용자 유형별 이용 목적과 주로 이용한 기록물을 연관 지어 분석해 본 결과, 과제 수행으로는 학생(학부생+대학원생+타교생)이 제일 많았으며, 주로 많이 이용한 기록물은 P대학의 역사를 가장 잘 기술하고 있는 P대학 연사류(40년사, 50년사, 60년사)와 교과과정, 학교 전경 및 건물에 대한 사진류, P대 소식지, 교지, 졸업앨범 등이었다. 그리고 이 기록물들은 모든 이용자들이 공통적으로 이용한 기록물이었다.
본 연구에서 이용자 유형을 학생, 직원, 교수 외부 이용자로 나누어 기록정보 서비스 방안을 제시하였다. 정리하면 다음과 같다. 첫째, 학생을 위한 기록정보 서비스는 과제 지원, 역사기록물 콘텐츠 개발, 대학기록관에 대해 관심을 유도하는 이벤트 기획과 학생기자를 활용하는 서비스이며 둘째, 직원을 위한 기록정보 서비스는 기록물 관리 교육, 이용자료 목록 구축, 정보공개에 대한 교육 서비스이다. 셋째, 교수를 위한 기록정보 서비스는 연구기록물 전시 및 연구기록물 목록 제공, 강의지원을 위한 기록물 목록 제공, 신임교수에게 대학의 역사를 홍보하는 자료 제공이며 마지막으로 외부 이용자에 대한 기록정보 서비스로는 대학사료를 활용한 사료전시회, 적극적인 정보공개서비스 등으로 이용자 유형별로 차별화된 기록정보 서비스 방안들을 제시하였다.

목차 (Table of Contents)

• Ⅰ. 서론 1
• 1. 연구의 필요성 및 목적 1
• 2. 연구의 방법 및 범위 2
• 3. 선행연구 3
• Ⅱ. 이용자 유형별 기록정보 서비스 사례 8
• 1. 미국 홀로코스트 기념관 8
• 2. 일본 히로시마 평화기념자료관 14
• 3. 우리나라 민주화운동기념사업회 사료관 17
• Ⅲ. P대학 기록관의 현황 분석 23
• 1. P대학 기록관의 서비스 현황 23
• 2. P대학 기록관의 소장기록 현황 25
• 3. P대학 기록관의 이용자 현황 30
• 4. P대학 기록관의 업무 현황 시사점 38
• Ⅵ. P대학 기록관의 이용자 유형별 기록정보 서비스 방안 40
• 1. 학생(대학원생 포함)을 위한 기록정보 서비스 42
• 2. 직원을 위한 기록정보 서비스 44
• 3. 교수를 위한 기록정보 서비스 46
• 4. 외부이용자를 위한 기록정보 서비스 48
• Ⅴ. 결론 52
• 참 고 문 헌 55
• Abstract 60