대학의 이메일 기록관리 지침 설계에 관한 연구 : InterPARES 3 이메일 관리 및 보존 모듈을 기반으로

국문 초록 (Abstract)

오늘날 이메일은 조직의 업무수행 과정에서 의사소통과 정보교환을 위한 보편적인 도구로 사용되고 있다. 이로 인해 업무 용도로 이용되는 이메일 기록과 관리의 중요성에 대한 인식이 점차 강화되고 있으며 국내외에서 이메일 기록과 관련한 논의가 다수 진행된 바 있다. 이에 국외의 많은 대학 또한 이메일 기록관리에 관련한 정책이나 지침을 제공하고 있다. 반면 국내의 이메일 기록관리와 관련한 논의는 대부분 공공기관을 중심으로 진행된 것이며, 대학의 사례는 거의 없었다. 따라서 본 연구에서는 대학의 이메일 기록관리를 위한 지침을 설계하고자 InterPARES 3 프로젝트에서 제안한 이메일 관리 및 보존 모듈의 방법과 절차를 조사·분석하였다. 보다 실질적인 모듈의 적용 절차를 살펴보고자 InterPARES 3 프로젝트의 테스트베드 사례를 분석하였고 종합한 결과를 바탕으로 D대학교의 이메일 기록관리 지침을 설계하는데 시범적으로 적용해보고자 하였다.
InterPARES는 ICA (International Council on Archives)와 공동으로 교육 실행계획인 디지털 기록의 방향: 디지털 보존의 주제를 개발하였다. 이 중 이메일 관리 및 보존 모듈은 이메일 관리 및 보존 모델의 설명을 목적으로 하며 설계 및 개발 절차를 위한 다섯 단계를 포함하고 있다. 먼저 이메일 관리 및 보존 모델의 이메일 맥락 식별 단계는 조직의 기록관리 원칙, 기술적인 능력, 법적 문제, 조직 문화 경향과 같은 맥락적인 요인을 고려해야 하는 단계이다. 다음으로는 이메일 관리와 보존을 위한 최선의 방법 결정 단계를 거친다. 그리고 이전의 단계에서 수집한 정보를 바탕으로 이메일 관리 및 보존의 정책과 절차를 설계/수정한다. 마지막 단계에서는 작성된 이메일 관리 및 보존의 정책과 절차를 구현한다. 본 연구는 보다 실질적인 적용 절차 및 방법을 분석하기 위해 InterPARES 3 프로젝트의 이메일 관리 및 보존 모듈에 기반을 두고 있는 캐나다의 브리티시 컬럼비아대학교, 빅토리아대학교, 사이먼 프레이저대학교의 사례연구 보고서, 웹사이트, 이메일 관리 지침 또한 검토하였다.
위에서 분석한 InterPARES 3의 이메일 관리 및 보존 모듈과 세 개 대학의 사례연구 결과를 토대로 시범적으로 D대학교에 적용하여 이메일 기록관리 지침을 설계하였다. 이메일 기록관리 지침은 법률 및 지침, 이메일 보안, 이메일의 유형과 처리방법, 관리방법, 저장방법, 보존방법, 첨부파일, 이름 지정 규칙, 보존 및 폐기, 권장사항의 10개 요소로 구성하였다.
본 연구는 대학의 이메일 기록관리 지침을 설계함에 있어 국제적인 표준 모듈에서 명시하고 있는 방법과 절차를 분석하고 적용했다는 것에 의의가 있다. 즉, 본 논문에서 적용한 방법론은 대학을 비롯한 유사기관에서 이메일 기록관리 지침을 설계하고자 할 때 참조할 수 있을 것이다. 추가로 본 논문을 통해 설계된 D대학교의 이메일 기록관리 지침은 D대학교와 유사한 성격이나 규모의 대학 및 조직에서 확대 적용 가능할 것으로 기대된다. 하지만 본 연구는 설계된 지침을 실제로 현장에 적용하고 반복적인 검증을 통해 수정해 나가는 InterPARES 3의 마지막인 구현단계까지는 수행하지 못하였다. 보다 견고한 대학의 이메일 기록관리 지침은 이러한 구현단계를 통해 가능해질 것이다.

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

E-mail is recently used as a general tool for communication and exchange of information in work processes of various organizations. Accordingly, awareness on the importance of e-mail records and management used for business has been strengthened. There were have been conducted concerning e-mail records in Korea as well as overseas. Many overseas universities have established and provided policies or management guidelines for e-mail records as well. In Korea, however, most discussions regarding the management of e-mail records have been mainly conducted by public organizations and cases of discussions rarely have been conducted by universities. Thus, in order to design management guidelines for e-mail records of universities, this study investigated and analyzed the methods and procedures of E-mail Management and Preservation Module suggested by the InterPARES 3 project. To search for the process of practical module application, this study analyzed the test-bed case of InterPARES 3 project and, based on overall results, applied them to the design of the management guidelines for e-mail record of D university on a trial basis.
InterPARES jointly developed a theme for educational initiative, ‘digital records pathways: topics in digital preservation’ in collaboration with the International Council on Archives (ICA). E-mail Management and Preservation Module in it intends to explain e-mail management and preservation model and includes five steps of design and development procedures. First, e-mail context identification step of the e-mail management and preservation model considers contextual factors such as record management principles of the organization, technological capabilities, legal issues and organizational culture tendencies. The next step decides on the best way to manage and preserve e-mail and designs/revises policies and procedures for email management and preservation based on the information collected in the preceding step. The final step implements the policies and procedures for email management and preservation prepared. In order to analyze more practical procedures and methods of application, this study also reviewed reports of case studies, websites and e-mail management guidelines of University of British Columbia, University of Victoria, Simon Fraser University in Canada, which are based on the E-mail Management and Preservation Module of the InterPARES 3 project.
Based on the E-mail Management and Preservation Module of InterPARES 3 analyzed above and the results of case studies of the 3 universities, this study designed the management guidelines for e-mail record through trial application to D University. The management guidelines for e-mail record consist of ten elements: law and guidelines, e-mail security, types of emails and handling methods, management methods, saving methods, preservation methods, attached files, naming conventions, retention and disposition and recommendations.
This study has significant meaning in that it analyzed and applied the methods and procedures stipulated by the international standard module in designing guidelines for e-mail records management of universities. That is, the methodology applied in this study can be referred to by similar institutions including universities when designing guidelines for their e-mail records management. In addition, the guidelines for e-mail records management of D university designed by this study are expected to be extensively applied to universities and organizations with characteristics and sizes similar to those of D university. This study, however, could not perform through the implementation step of designed guidelines which is the final step of InterPARES 3 where designed guidelines are applied to the field in practice and are modified through repeated verifications. More robust and solid guidelines for e-mail records management of universities would be made possible through this implementation step.

목차 (Table of Contents)

• Ⅰ. 서론 1
• 1. 연구의 배경 및 목적 1
• 2. 연구의 방법 및 범위 2
• 3. 선행연구 3
• Ⅱ. 이론적 배경 7
• 1. 이메일의 개념 및 특성 7
• 2. 이메일 기록관리 9
• 3. 대학 이메일 기록의 현황 13
• Ⅲ. InterPARES 3 이메일 관리 및 보존 모듈 17
• 1. 이메일 관리 및 보존 모듈 개요 17
• 2. 이메일 관리 및 보존 모델 19
• Ⅳ. 대학 이메일 기록관리 사례 30
• 1. 브리티시 컬럼비아대학교 31
• 2. 빅토리아대학교 34
• 3. 사이먼 프레이저대학교 39
• 4. 사례분석 40
• Ⅴ. D대학교 이메일 기록관리 지침 설계 46
• 1. 이메일 기록관리 지침 설계 46
• 2. 이메일 기록관리 지침(안) 50
• Ⅵ. 결론 56