전자기록관리시스템의 기능과 개선방안에 관한 연구 : 통계기능을 중심으로

국문 초록 (Abstract)

오늘날 우리가 전자정부시대에 직면하게 됨에 따라 전자기록관리 시스템의 중요성이 점점 더 부각되었다. 그리고 전자기술이 급속하게 발달함에 따라 이러한 전자기록관리시스템은 지속적으로 개발되고 끊임없이 개선되어 왔다. 그 결과 이제 우리는 전자기록관리시스템을 통해서 빠르고 정확하게 기록물을 생산하고, 이관하고, 보존한다. 그래서 이 연구는 전자기록관리시스템에 주목하고 그 기능을 확인하였다. 이 연구는 특히 전자기록관리시스템의 통계기능에 주목하였다.
정보환경의 변화로 정보의 관리와 활용이 국가 및 개인의 경쟁력과 직결되는 오늘날 통계기능은 정보를 효율적으로 파악하고 분석하여 활용할 수 있게 하는 과학적 수단으로 발달되고 사용되어왔다. 그리고 이러한 통계에 대한 수요 역시 급증하여 통계는 오늘날 여러 분야에서 업무의 효율성 증진을 위해 사용되고 있다. 이는 기록관리학 분야에서도 예외는 아니어서 국가기록원은 국가기록물 보유현황과 국가기록물 열람현황과 같은 2종의 통계를 국가승인통계로 지정, 관리하고, 또 현재 초기 운영 단계에 있는 전자기록관리시스템을 개발하는 과정에서 통계기능을 기존의 시스템에 비해 42종으로 확대하는 등 통계관리에 관심을 기울이고 있다.
오늘날 수행되는 일련의 기록관리 전 과정이 전자기록관리시스템을 통하여 이루어지는 만큼 기록관리 분야의 효과적인 통계관리를 위해서는 전자기록관리시스템의 통계기능 개선이 필수적이다. 이는 기록관리 업무의 경제성과 효율성 제고 및 효과적인 기록관리 정책 결정 등에 중요한 역할을 수행할 수 있는데 이와 같은 효과에도 불구하고 현재 전자기록관리시스템에서 통계기능은 전자기록관리를 위한 핵심 기능이 아닌 시스템 관리와 기록관리 핵심기능을 지원하는, 즉 기록관리 프로세스 전반을 지원해주는 부가 기능을 수행하는데 그쳐 그 기능의 개선과 활용에 대한 연구가 부족한 실정이다.
전자기록관리시스템 운영의 최종 목표가 비록 체계적 기록관리 프로세스의 확립이라 할지라도 시스템이 갖추어야 할 핵심 요건이 경제성과 효율성의 달성임을 감안할 때 통계기능의 개선은 전자기록관리시스템에 필수적이다. 이 연구는 바로 이 점에 착안하여 ‘전자기록관리시스템의 통계기능 개선 방안’을 제시하고 이를 통해 해당 시스템이 보다 적극적으로 활용되어 기록관리 업무의 능률성을 높이고 시스템이 보다 안정적으로 정착하는 기반이 되도록 하는데 그 의의를 두었다.
본 연구에서는 전자기록관리시스템의 통계기능 개선을 위해 다음과 같은 방안을 제시하였다.
첫째, 시스템 내부적 개선방안으로서 ① 전체기록현황 통계보고기능 개선, ② 평가관련 통계기능 보완, ③ 다양한 신규통계 개발의 세가지를 제시하였다. 이를 위해서는 공통적으로 다양한 통계생성 항목을 전자기록관리시스템의 통계분류에 추가하는 과정이 필요하다. 이와 함께 이 연구에서는 보완된 통계기능의 보다 용이한 활용을 위해 결과를 화면에 리포팅하는 방법의 개선(안)을 제시하였다.
둘째, 시스템 외부적 개선방안으로서 ① 통계관리를 위한 간행물과 매뉴얼 작성, ② 통계관련 포털사이트와 기술적 협약체계 구축, ③ 통합전자기록관리통계시스템의 개발 ④ 통계관리에 대한 제도적 근거보완을 제시하였다.
그리고 마지막으로 전자기록관리시스템의 통계기능 개선을 위한 근본적 대안으로서 전자기록관리시스템의 기능 표준요건 보완 및 기능개선 과정의 통합관리의 필요성을 제시하였다.
시스템이 운영되기 시작한 초기 단계에서 전자기록관리시스템의 기능 개선을 언급하기에는 섣부른 감이 있는 것이 사실이다. 하지만 시스템을 사용하는 실사용자의 관점에서 기록관리 업무에 직접적인 경제적, 능률적 효과를 불러올 수 있는 기능 개선방안을 모색하였다는 측면에서 볼 때 이 연구는 전자기록관리시스템 뿐 아니라 향후 타 시스템들의 기능개선 및 운영에도 적용될 수 있는 의미있는 작업이 될 수 있으리라 생각한다.
그리고 더불어 통계기능이 제대로 구현되려면 앞선 주기능들에서 생산된 정확한 정보가 밑받침되어야 함을 감안할 때 통계기능에 대한 이 연구는 전자기록관리시스템의 기능 전반에 걸친 프로세스에 대한 재검토의 기회를 제공하는 모티브가 될 수 있을 것이다.

목차 (Table of Contents)

• 제1장 서 론 1
• 제1절 연구배경 및 목적 1
• 제2절 연구방법 4
• 제3절 선행연구 5
• 제2장 전자정부시대의 기록관리 8
• 제1절 전자정부시대와 기록관리 혁신 8
• 1. 전자정부의 개념 8
• 2. 전자정부 시대와 기록관리 9
• 3. 전자정부사업의 추진단계 10
• 제2절 전자기록관리시스템의 탄생 17
• 1. 전자기록관리시스템의 개발 및 운영 근거 18
• 2. 전자기록관리시스템의 구축사업 추진과정 23
• 3. 전자기록관리시스템의 연계구축범위 24
• 제3절 전자기록관리시스템의 현황과 기능 29
• 1. 전자기록관리시스템의 현황 29
• 2. 전자기록관리시스템의 기능요건 30
• 3. 전자기록관리시스템의 기능 36
• 제3장 전자기록관리시스템의 통계기능 43
• 제1절 통계의 정의 및 관리효과 44
• 1. 통계의 정의 44
• 2. 통계관리의 효과 46
• 제2절 전자기록관리시스템의 통계기능 현황 47
• 1. 기록관리 분야 통계작성 현황 47
• 2. 전자기록관리시스템의 통계기능 분석 49
• 3. 전자기록관리시스템과 자료관시스템의 통계기능 비교 55
• 제3절 전자기록관리시스템 통계기능의 문제점 57
• 1. 전체 현황파악 통계기능 58
• 2. 평가관련 통계기능 59
• 3. 통계생성항목 60
• 제4장 전자기록관리시스템 통계기능의 개선방안 63
• 제1절 시스템 내부적 기능의 개선방안 63
• 1. 전체 기록현황통계 보고 기능의 개선 63
• 2. 평가관련 통계기능의 보완 70
• 3. 신규 통계항목 개발 및 기존 통계의 정비 73
• 제2절 시스템 외부적 기능의 개선방안 74
• 1. 통계관리를 위한 간행물과 매뉴얼 작성 74
• 2. 통계관련 포털사이트와 협약체계 구축 75
• 3. 통합전자기록관리통계시스템 개발 76
• 4. 통계관리에 대한 제도적 근거 보완 77
• 제3절 전자기록관리시스템 발전 과제 78
• 1. 전자기록관리시스템 기능의 표준요건 보완 78
• 2. 전자기록관리시스템 기능개선의 통합관리제도 구축 79
• 제5장 결 론 81
• 참고문헌 84
• Abstract 87