기록관리시스템 기능요건 표준의 실무적 해석 = A practical analysis approach to the functional requirements standards for electronic records management system

국문 초록 (Abstract)

최근 공표된 국내외 기록관리시스템 기능요건 표준은 기록관리 핵심 기능뿐 아니라 시스템관리와 선택적인 기능의 요건을 포함하여 상세한 수준에서 요건 기술을 하고 있다. 기능요건은 전자기록 관리의 실무 경험을 토대로 만들어지는데 정보기술의 표준화를 기반으로 전자기록 실무도 표준화되는 가고 있으므로 기능요건 표준들은 점차 내용적 공통성을 확보해 가고 있다. 또한, 기록관리전문가, 정보기술 전문가, 컨설턴트, 기록관리 응용패키지 벤더 등 다양한 전문가 그룹의 참여와 협력으로 만들어진 결과 기능요건은 품질 수준이 향상되고 있을 뿐만 아니라 국제적 표준화의 경향도 높아지고 있다.
기록관리시스템 기능요건 표준을 벤치마킹하는 관점과 방법은 여러 가지가 있을 수 있으며 선진 모범 실무를 기반으로 만든 기능요건 표준을 실무적으로 해석하여 유용한 시사점을 얻을 수 있다. 이 논문에서는 기록관리의 핵심이라 할 수 있는 분류와 처분 영역의 기능요건을 기록관리 업무와 연관하여 해석함으로써 우리나라 전자기록 실무에 의미있는 시사점을 얻고자 한다. 첫 번째로 분류의 계층 수를 고정적인 개수로 제한할 필요가 있는지, 분류의 말단에만 편철을 해야 하는지에 대해 살펴보고 있으며, 두 번째로 보유기간 기산일이 이벤트 방식으로 설정되는 경우의 특징을 살펴보고 상속개념을 이용하여 다중의 처분지침을 적용하는 방법을 알아보고 있으며, 세 번째로 기록관리가 조직의 규제준수와 위험관리에 대응하는 대안이 되어야 한다는 전제하에 전자개시라는 규제에 적극적으로 대응하기 위해 필요한 처분보류와 해제 기능에 대해 알아보고 있으며, 마지막으로 기록관리시스템이 기록관리자의 유용한 도구로 사용되기 위해서 필수적인 기능인 대량 일괄작업에 대해 예시하고 있다.
기록관리자들은 기록관리시스템 기능요건 표준을 실무적 관점에서 해석할 줄 알아야 하며, 실무에 필요한 요건을 도출하여 전문적인 전자기록관리 업무를 수행의 주요 도구인 기록관리시스템을 고도화해 나가야 한다. 국가기록원은 기록관리시스템 기능요건 표준의 적용 범위를 확대하여 다양한 이해당사자들이 공통의 기반에서 전자기록관리 실무를 효과적, 효율적으로 집행할 수 있는 토대를 마련해 가야 할 것이다.

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

The functional requirements standards for electronic records management systems which have been published recently describe the specifications very precisely including not only core functions of records management but also the function of system management and optional modules. The fact that these functional requirements standards seem to be similar to the others in terms of the content of functions described in the standards is linked to the global standardization trends in the practical area of electronic records. In addition, these functional requirements standards which have been built upon with collaboration of archivists from many national archives, IT specialists, consultants and records management applications vendors not only obtain high quality but also establish the condition that the standards could be the certificate criteria easily.
Though there might be a lot of different ways and approaches to benchmark the functional requirements standards developed from advanced electronic records management practice, this paper is showing the possibility and meaningful business cases of gaining useful practical ideas learned from imaging electronic records management practices related to the functional requirements standards. The business cases are related to the intelectual control tools to the records such as classification and disposal schedule which are regarded as the central function of records management.
The first case is related to the classification scheme. Should the records classification be fixed at same number of level? Should a record item be filed at the last node of classification scheme? The second case is addressed a precise disposition schedule which is able to impose the event-driven chronological retention period to records and which is operated using a inheritance concept between the parent nodes and child nodes in classification scheme. The third case shows the usage of the function which holds/freeze and release the records required to keep as evidence complying with e-Discovery or the risk management of organizaitons under the premise that the records management should be the basis for the compliance. The last case shows some examples for bulk operation required if the records manager can use the ERMS as their useful tool.
It is needed that the records managers are able to understand and interpret the specifications of functional requirements standards for ERMS in the practical view point, and to review the standards and extract required specifications for upgrading their own ERMS. The National Archives of Korea should provide various stakeholders with a sound basis for them to implement effective and efficient electronic records management practices through expanding the usage scope of the functional requirements standard for ERMS and making the common understanding about its implication. RMS standard model for the Korea public sector should be improved according to the baseline of the ERMS functional requirements standards of the National Archives of Korea.

참고문헌 (Reference)

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18 미국방성, "DoD5015.02-STD “Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standards”"

19 위키피디아, "A specification is an explicit set of requirements to be satisfied by a material, product, or service"