정부산하공공기관의 기록물관리와 지식관리 통합에 관한 연구 미시적 관점에서

국문 초록 (Abstract)

정보통신기술의 발전으로 기록물이 종이에 한정되어 남겨지는 시대에서 벋어나 하드웨어 등 다양한 매체에 거의 무한대에 가까운 량의 기록이 남겨질 수 있는 시대가 도래 하였다. 이에 따라 기록물의 기능은 단순히 보관이 아니라 활용에 중점을 두어지고 있다. 시스템상에서 등록되어지는 전자기록물은 지식의 창출의 근원이 되고 지식의 활용은 다시 기록으로 남겨지는 과정이 연속적으로 창출되고 있다. 그러나 현재 정부산하공공기관에서는 기록물과 지식을 이원화되어 관리되고 있어 업무 효율성이 떨어지는 등 여러 형태의 부작용이 나타날 수 있다.
이에 본 연구는 정부산하공공기관의 기록물 및 지식관리의 업무에 대하여 조사하고, 이를 바탕으로 생애주기관점에서 통합관리방안을 제시하였다. 본 연구에서는 통합 생애주기를 등록·분류 -> 검증 -> 활용 -> 성과평가 -> 폐기·이관·보존으로 나누어 보았다.
첫 번째 등록·분류단계는 기록물과 지식을 과제단위로 분류하여 기록물과 지식을 하나의 기록물로 인식되어 진다. 따라서 기록물과 지식의 고유번호를 동일 시 하여 활용 단계에 있어서 편리함을 제공하고자 하였다.
두 번째 검증단계는 기록물과 지식이 프로젝트 목적에 맞도록 생산되었는지 타당성을 검토하는 과정이다. 기록물과 지식을 1차 검증과 2차 검증으로 나누어 일반적으로 1차 검증만을 거쳐 유통이 보다 빠르게 진행될 수 있길 기대하였으며, 이의제기가 발생하는 경우 2차 검증을 하도록 정하여 질적 향상을 도모하였다.
세 번째 활용단계는 무결성과 관련된 정책을 수립하여 활용 시 무단변경·복제가 이뤄지지 않도록 해야 한다. 이 단계에서는 지식의 생산을 권장하기 위해 활용되는 지식 생산자에게 마일리지를 지급하는 등의 보상 제도를 시행해야한다.
네 번째 성과평가단계는 장기보존 기록물과 지식을 선별하는 과정으로 타당성 및 증거적·정보적·활용적 가치를 포함하는지, 기존에 책정된 보존기간이 적절한지에 대한 평가를 수행하는 단계이다.
마지막으로 폐기·이관·보존단계는 성과평가를 통해 폐기로 결정된 기록물과 지식은 다시 복구할 수 없는 수준으로 폐기되며, 폐기 절차를 기록물로 남겨야 한다. 한편, 장기보존으로 선별된 기록물과 지식은 통합저장창고로 이관하여 지속적 활용과 향후 메타 지식 생성에 기여한다.

이상 본 연구에서 제시한 통합 생애주기 모델은 업무 통합으로 각 기관에서 분리 시행하여 관리하던 기록물과 지식의 분류체계, 넘버링, 관리주체를 통합하여 업무의 효율성 강화에 중점을 두었다. 이러한 맥락에서 통합 생애주기 모델의 도입을 통하여 공공기관에서는 업무의 효율성을 증진시킬 수 있을 것으로 기대해본다.

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

With the advance of information communication technologies, records are not limited to paper any longer but can be kept in various media including hardware and the volume can be almost unlimited. As a result, the function of records is switching from simple maintenance to utilization. Electronic records registered in a system become the sources of knowledge generation, and the use of knowledge is again recorded. This process is repeated continuously. However, public agencies under the government are managing records and knowledge separately and this can cause various forms of side effects including low work efficiency.
Thus, this study investigated public agencies’ record and knowledge management processes and, based on the results, proposed an integrated management plan from the viewpoint of life cycle. In this study, the life cycle of integration was divided into registration·classification -> verification -> utilization -> performance evaluation -> scrapping·transfer·preservation.
First, the stage of registration·classification classifies records and knowledge into task units, and regards both records and knowledge as records. Accordingly, it provides convenience at the stage of utilization by standardizing the ID of records and knowledge.
Second, the stage of verification is to test the validity of records and knowledge based on the purposes of the related project. Records and knowledge are verified through the 1st test and the 2nd test. In general, they go through only the 1st test for faster distribution, but if an objection is raised the 2nd test is applied. This procedure is expected to bring qualitative improvement.
Third, the stage of utilization establishes policies on integrity in order to prevent unauthorized modification and reproduction during the process of utilization. At this stage, reward systems such as mileage should be introduced for the producers of utilized knowledge in order to encourage knowledge production.
Fifth, the stage of performance evaluation is to select records and knowledge to be preserved for a long period by evaluating the validity and evidential, informative and utilizable values and the adequacy of the set retention period.
Lastly, the stage of scrapping·transfer·preservation scraps records and knowledge decided to be destroyed through performance evaluation to a irrecoverable state, and keeps a record on the destruction procedure. On the other hand, it contributes to continuous utilization and meta knowledge generation by transferring records and knowledge selected for long？\term preservation to the archives.

The integrated life cycle model proposed in this study focused on enhancing work efficiency by integrating the classification system, numbering and management agency of records and knowledge, which have been managed separately by each agency. In this context, we expect that public agencies may enhance their work efficiency through introducing the integrated life cycle model.

목차 (Table of Contents)

• 1. 서론 1
• 1.1 연구의 필요성 및 목적 1
• 1.2 연구의 범위 및 방법 2
• 1.3 선행연구 4
• 2. 이론적 배경 7
• 2.1 기록물과 지식의 가치 7
• 2.2.1 기록물의 가치 7
• 2.2.2 지식의 가치 9
• 2.2 순환구조 측면에서의 기록물과 지식의 연관성 12
• 2.3 기록물관리와 지식관리 프로세스 14
• 2.3.1 기록물관리 프로세스 14
• 2.3.2 지식관리 프로세스 21
• 2.4 기록물관리와 지식관리업무 통합 가능성 29
• 3. 정부산하공공기관 기록물관리지식관리현황 조사대상 4개 기관을 중심으로 33
• 3.1 현황 33
• 3.1.1 운영조직 현황 34
• 3.1.2 기록물 및 지식관리 현황 36
• 3.2 기관별 비교 분석 39
• 3.3 문제점 41
• 3.3.1 관리절차 측면 42
• 3.3.2 관리조직 측면 44
• 4. 통합 관리 방안 46
• 4.1 등록분류 47
• 4.2 검증 49
• 4.3 활용 50
• 4.4 성과평가 51
• 4.5 이관폐기보존 52
• 5. 결론 58
• 참고문헌 61
• 국문초록 65
• ABSTRACT 67