공공기관의 기록관리현황 평가지표 개발 = Development of Evaluation Indicators of the Records Management Condition of Public Organizations

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

Despite the institutional, organizational, and systemic advances in the level of national records management that has occurred during the past several years, there has been no significant change in the condition of records management within individual public institutions, which may be an outset for records management. In order to begin the advance in national records management with overall innovation in records management by public institutions, it is necessary to distinctly set up the direction of innovation and a project to carry out. Also, a person in charge of records management, who is supposed to lead records management in each institution, should share the directions and projects. Against this backdrop, this study aims to define "the evaluation of records management" as a vehicle to establish a common goal for the innovation of records management and the role of a person in charge of records management as well as to develop evaluation indicators that might be applicable to all public institutions.
With this aim, the study drew requirements of records management from domestic and overseas cases in the evaluation of records management conditions as well as the laws and standards of records management, and a roadmap for national records management innovation. Then, the study developed evaluation indicators by classifying the requirements according to three areas involving an organizational environment, records management job, and records management in the offices that create and file their own documents. The organizational environment area is concerned with the evaluation of the records management policy and the responsibility of an institution, and the evaluation of human resources and physical environment. The records management business area includes the measurement of the level of jobs, such as the records creation control conducted by the records management authority of each institution, the management of records schedules, the accession, preservation, and appraisal of records and their service, and the monitoring of records management. The area of records management in the offices is composed of the creation, registration, arrangement, and transfer of records as they are intended to be used during the monitoring of records management conditions. The study made it possible to measure all evaluation indicators with a quantitative evaluation method by clearly proposing the standard for objective and accurate evaluation.

국문 초록 (Abstract)

지난 몇 년 간 지속된 국가기록관리 차원의 제도적, 조직적, 시스템적 발전에도 불구하고, 기록관리의 시작점인 개별 공공기관의 기록관리 현실에는 큰 변화가 일어나지 않고 있다. 국가기록관리의 발전을 공공기관 기록관리의 전반적인 혁신으로 현실화시키기 위해서는, 혁신의 방향과 실천과제가 명확히 설정되고, 개별 기관의 기록관리를 주도해 가야 하는 기록관리 담당자가 이를 공유해야 한다. 본 연구는 ‘기록관리 평가’를 기록관리 혁신과 기록관리 담당자의 역할에 대한 공통의 방향을 설정하기 위한 도구로서 정의하고, 전 공공기관에 적용할 수 있는 평가지표를 개발하는 것을 목적으로 한다. 이를 위해 기록관리 법령과 표준, 국가기록관리혁신 로드맵과 국내․외의 기록관리현황 평가 사례를 통해 기록관리의 요건을 추출하여, 이를 조직환경, 기록관리업무, 처리과기록관리 세 부문으로 나누어 평가지표를 개발하였다. 조직환경 부문은 기관의 기록관리 정책과 책임, 인력과 물리적인 환경에 대한 평가이고, 기록관리업무 부문은 개별 기관의 기록관리기관이 수행하는 기록물 생산제어, 기록관리기준관리, 기록물 인수․보존․평가와 서비스, 기록관리에 대한 점검 등의 수준을 측정한다. 처리과기록관리 부문은 각 기관별로 처리과에 대한 기록관리현황 점검 시에 사용할 수 있도록 한 것으로, 생산과 등록, 정리, 이관에 관한 사항으로 내용을 구성하였다. 객관적이면서도 정확한 평가를 위해 기준을 명확히 제시하여 모든 평가지표를 정량평가의 방법으로 측정할 수 있도록 했다.

참고문헌 (Reference)

1 한국국가기록연구원, "기록관리표준 이행확산도구 개발 최종보고서" 국가기록원 63-65, 2007

2 한국국가기록연구원, "기록관리표준 이행확산도구 개발 최종보고서" 국가기록원 93-, 2007

3 이용준, "국회의 평가기능 현황과 과제, In 정부업무평가의 새로운 패러다임" 한국행정연구원 2005

4 김재홍, "공공부문의 효율성 평가와 측정" 집문당 67-71, 2001

5 "「정부업무평가 기본법」 제2조(정의) 제1호"

6 "「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제7절 기록관리현황의 평가 및 실태점검"

7 국가기록원, "’08년 기록관리 현황평가 계획" 2008

8 국가기록원, "’07년 기록관리 평가 시범운영 계획" 2007

9 National Archives, "Records Management Self-Evaluation Guide"

10 "KS X ISO 15489-2, 문헌정보-기록관리-제2부 : 지침"

11 "KS X ISO 15489-1, 문헌정보-기록관리-제1부 : 일반사항"

12 The National Archives, "Complying with the Records Management Code: Evaluation Workbook and Methodology - Consultation Draft"