지방자치단체기록관의 기록물 보존·관리 및 운영현황과 개선방안에 관한 연구 : U군청을 중심으로

다국어 초록 (Multilingual Abstract)

Records preserve and utilize the memories of individuals and society,
contributing to the accumulation of knowledge and social development, while
supporting organizational transparency and accountability. Effective records
management is essential to protect and realize the value of records, ensuring
reliable information and preserving administrative and historical evidence.
Modern records management requires not only the function of evidence but
also systematic management systems that support the utilization of records as
knowledge assets and the preservation of social memory.
This study aims to analyze the management practices of public records
produced, preserved, and utilized by local governments and to propose
measures for their efficient improvement. U County Office, which has been
implementing records digitization since 2019, was selected as the research
subject.
A literature review was conducted to examine laws and regulations related
to records management, prior studies, and records management practices in
domestic local governments. Field visits, surveys, and interviews with staff
were carried out to investigate the organization and staffing, facilities and
equipment, and operational and preservation practices of the U County
records office. Based on the collected data, the study analyzed the status of
records preservation and storage, identified issues by comparing the office
with legal standards and exemplary records offices, and provided suggestions
for more efficient and systematic records management and storage operations
in local governments.
First, the expansion of professional records management personnel is
necessary to ensure continuity and expertise in records management. Records
management requires consistency and continuity, and unlike general
administrative work, stable assignment of dedicated professional personnel is
essential.
Second, systematic education and promotion are required to raise
employees’ awareness of records management. Online-based education,
regular consulting, and inclusion of records management courses in the
training of new public officials can enhance understanding of the value and
importance of records.
Third, the establishment and operation of an e-Records system on the
official website can improve the accessibility of records for search and
consultation, enhance administrative efficiency and transparency, and expand
public information services.
Fourth, long-term measures are needed to secure storage space in
anticipation of the continuous increase of records. The establishment of local
records management institutions reflecting the history and characteristics of
local governments, supported by national policies and funding, is required.
Fifth, continuous digitization of records should be pursued to facilitate
efficient use and long-term preservation. Digitization enhances accessibility
and minimizes the risk of damage to original records, serving as an effective
management tool.
Records are key assets that document the administrative experience and
history of local governments. Achieving scientific and systematic records
management requires not only securing professional personnel but also
establishing standardized management systems.
Through this study, it is expected that understanding of efficient and
systematic records management will be improved and that local government
records offices will be able to operate in better preservation environments.

국문 초록 (Abstract)

기록은 개인과 사회의 기억을 보존하고 활용함으로써 지식의 축적과 사회 발 전에 기여하며, 조직의 투명성과 책임성을 뒷받침하는 중요한 정보 자원이다. 이러한 기록의 가치를 보호하고 실현하기 위한 기록관리는 신뢰할 수 있는 정 보 확보와 행정 및 역사적 증거 보존을 위해 필수적이다. 특히 현대 기록관리 는 증거로서의 기능뿐 아니라 지식자산으로서의 활용 가치와 사회적 기억을 보 존하기 위한 체계적인 관리 시스템을 요구한다. 본 연구는 지방자치단체에서 생산·보존·활용되는 공공기록물의 관리 실태 를 분석하고, 기록관리의 효율적인 개선 방안을 제시하는 데 목적이 있다. 이를 위해 2019년부터 기록물 전산화를 추진하고 있는 U군청을 연구 대상 기관으로 선정하였다. 문헌조사를 통해 기록물관리 관련 법령과 선행연구, 국내 지방자치 단체의 기록관리 사례를 검토하였으며, 현장 방문과 설문조사, 담당자 인터뷰를 통해 U군청 기록관의 조직과 인력 현황, 시설과 장비, 기록물 운영 및 보존 관 리 실태를 조사하였다. 수집된 자료를 바탕으로 U군청 기록관의 기록물 보존 및 서고 관리 현황을 분석하고, 법령에서 요구하는 기준과 우수 기록관 사례와 의 비교를 통해 문제점을 도출하였다. 이를 통해 지방자치단체 기록관의 기록 관리 전반에 대한 이해를 높이고, 보다 효율적이고 체계적인 기록관리와 서고 운영을 위한 발전 방안을 제언하였다. 첫째, 기록물관리 업무의 연속성과 전문성을 확보하기 위해 기록물관리 전문 인력의 확충이 필요하다. 기록물관리는 지속성과 일관성이 요구되는 업무로, 일 반 행정업무와 달리 전담 전문인력의 안정적인 배치가 필수적이다. 둘째, 직원들의 기록물관리 인식 제고를 위한 체계적인 교육과 홍보가 요구 된다. 온라인 기반 교육과 정기적인 컨설팅, 신규 공무원 교육과정 내 기록관리 교육 강화를 통해 기록물의 가치와 중요성에 대한 인식을 개선할 필요가 있다. 셋째, 홈페이지 내 e-기록관을 구축·운영함으로써 기록물의 검색과 열람 편 의성을 제고하고, 행정의 효율성과 투명성을 강화해야 한다. 이는 내부 행정지 원뿐만 아니라 대국민 정보서비스 확대에도 기여할 수 있다. 넷째, 지속적인 기록물 증가에 대비하여 기록관 보존서고 공간 확보에 대한 중·장기적 대책이 필요하다. 이를 위해 지방자치단체의 역사와 특성을 반영한 지방기록물관리기관의 설립과 국가 차원의 제도적·재정적 지원이 요구된다. 다섯째, 기록물의 효율적 활용과 장기 보존을 위해 기록물 전산화 사업을 지 속적으로 추진해야 한다. 전산화는 기록물 접근성을 높이고 원본 훼손을 방지 하는 효과적인 관리 수단이다. 기록물은 지방자치단체의 행정 경험과 역사를 담고 있는 핵심 자산으로, 과 학적이고 체계적인 기록물관리를 위해서는 전문 인력 확보와 표준화된 기록관 리 체계 구축이 필수적이다. 본 연구를 통하여 효율적이고 체계적인 기록관리와 기록관리 전반에 대한 이 해도를 높이고 지방자치단체 기록관이 보다 나은 보존 환경을 운영 할 수 있기 를 기대해본다.

목차 (Table of Contents)

• 목 차 ⅰ
• 표 목 차ⅲ
• 그림목차ⅳ
• 국문요약ⅴ
• Ⅰ. 서 론1
• 1. 연구목적 및 필요성1
• 2. 연구방법 및 범위 5
• 3. 선행연구 7
• Ⅱ. 이론적 배경 12
• 1. 기록물 관리 및 정의 12
• 2. 기록관 설치 및 운영 14
• 3. 기록관 운영지침 24
• 4. 지방기록물관리기관 설치 및 운영에 관한 법령 30
• Ⅲ. U군청의 기록관리 현황36
• 1. 기록관의 제도적 측면36
• 2. 기록관 운영 관련 39
• 3. 기록정보서비스 현황 45
• Ⅳ. U군청 기록관의 기록관리 개선방안 50
• 1. 제도적 측면 개선방안50
• 2. 기록관 운영 관련 개선방안 51
• 3. 기록정보서비스 관련 개선방안 54
• Ⅴ. 결 론 57
• 참고문헌 60
• Abstract 62